Työajanseurantajärjestelmät vertailussa – miten valita paras ratkaisu?

Työajanseuranta on monelle yritykselle arjen perusta. Sen avulla varmistetaan, että työtunnit kirjautuvat oikein, työntekijät saavat oikeat palkat ja lainsäädäntöä noudatetaan. Kun yritys päättää hankkia työajanseurantajärjestelmän, päätöksen tekeminen voi kuitenkin tuntua haastavalta. Vaihtoehtoja on paljon, ja jokainen järjestelmä lupaa tehostaa toimintaa, säästää aikaa ja vähentää virheitä. Miten siis löytää juuri se oikea ratkaisu, joka sopii oman yrityksen tarpeisiin?

Työajanseurantajärjestelmän hankinta on investointi, joka vaikuttaa yrityksen päivittäisiin prosesseihin pitkälle tulevaisuuteen. Siksi valintaa ei kannata tehdä hätäisesti. Tässä artikkelissa autamme sinua hahmottamaan tärkeimmät työajanseurannan ominaisuudet, jotka tekevät järjestelmästä toimivan ja arkea helpottavan. Lisäksi käymme läpi muutamia suosituimpia järjestelmiä, jotta tiedät, mitä markkinoilla on tarjolla.

Työajanseurantajärjestelmien tärkeimmät ominaisuudet ja valintakriteerit

Mitä työajanseurantajärjestelmä tekee?

Työajanseurantajärjestelmä auttaa yrityksiä hallitsemaan työntekijöiden työtunteja, poissaoloja ja muita työaikaan liittyviä tietoja tehokkaasti ja tarkasti. Sen avulla työajat voidaan kirjata, tulkita ja siirtää automaattisesti palkanlaskentaan. Järjestelmä vähentää manuaalista työtä, virheitä ja säästää aikaa yrityksen arjessa.

Keskeiset ominaisuudet työajanseurantajärjestelmässä

1. Helppokäyttöisyys
Järjestelmän käyttöliittymän tulee olla selkeä ja helppo käyttää, jotta se sulautuu osaksi työntekijöiden päivittäistä työtä. Mahdollisuus kirjata tunteja mobiilisti tai kellokortilla tekee käytöstä joustavaa.

2. Integraatiot
Hyvä järjestelmä integroituu palkanlaskenta- ja taloushallintajärjestelmiin, jolloin tiedot siirtyvät automaattisesti ilman manuaalista työtä. Valmiit rajapinnat helpottavat tiedonsiirtoa.

3. Raportointi
Raportointityökalut auttavat yrityksiä seuraamaan esimerkiksi ylityötunteja ja työkuormaa. Tietojen visualisointi tukee päätöksentekoa ja resursointia.

4. Työajan tulkinta ja automaatio
Automaattinen työajan tulkinta laskee esimerkiksi ylityöt ja lomakertymät työehtosopimusten mukaisesti. Tämä vähentää inhimillisiä virheitä ja säästää aikaa palkanlaskennassa.

5. Hinnoittelu ja kustannustehokkuus
Työajanseurantajärjestelmän valinnassa on tärkeää arvioida kokonaiskustannukset. Pelkän lisenssihinnan lisäksi tulee huomioida käyttöönoton, koulutuksen ja integraatioiden kustannukset. Yrityksen tulisi myös arvioida, kuinka paljon järjestelmä säästää aikaa ja resursseja pitkällä aikavälillä verrattuna nykyisiin käytäntöihin.

Työajanseurantajärjestelmät vertailussa

Kun etsit yrityksellesi sopivaa työajanseurantajärjestelmää, vaihtoehtojen paljous voi tehdä valinnasta haastavaa. Alla esittelemme neljä suosittua järjestelmää: Mepco Työvuorovelho, Deltabit, ja Otta (entinen Visma Entry), sekä niiden keskeiset vahvuudet ja käyttötapaukset.

Mepco työvuorovelho

Mepco Työvuorovelho on suunniteltu erityisesti organisaatioille, joissa vuorotyö on keskiössä, kuten sosiaali- ja terveysalalle, apteekeille ja kunnille.

Keskeiset ominaisuudet:

• Automaattinen työvuorosuunnittelu: Järjestelmä optimoi työvuorot sääntöjen ja työntekijöiden saatavuuden mukaan, mikä vähentää esihenkilöiden kuormitusta.
• Integraatiot palkanlaskentaan: Tiedonsiirto toimii saumattomasti, mikä nopeuttaa palkanlaskentaprosessia.
• Selainpohjainen käyttö: Työvuorovelho toimii suoraan selaimessa, mikä tekee siitä helppokäyttöisen ja saavutettavan.

Sopii: Yrityksille ja organisaatioille, joissa vuorotyön hallinta on monimutkaista ja joissa kaivataan joustavia työvuorojen hallintatyökaluja.

Deltabit

Deltabit  on erityisesti teollisuuden, logistiikan ja tuotantoympäristöjen tarpeisiin suunniteltu työajanseurantajärjestelmä, joka painottaa tarkkuutta ja luotettavuutta.

Keskeiset ominaisuudet:

• Leimausteknologiat: Työtunnit voidaan kirjata sormenjäljellä, tunnistekortilla tai PIN-koodilla, mikä parantaa läsnäolotietojen tarkkuutta.
• Helppo käyttöönotto: Soveltuu yrityksille, joissa työajanseurannan on oltava nopea ja suoraviivainen ratkaisu.
• Integraatiot: Yhteensopiva yleisten palkanlaskentajärjestelmien kanssa.

Sopii: Yrityksille, joissa tarvitaan tarkkaa ja luotettavaa läsnäolonhallintaa, erityisesti fyysisissä työympäristöissä, kuten tuotantolinjoilla tai varastoissa.

Otta (entinen Visma Entry)

Otta on monipuolinen ja skaalautuva työajanseurantajärjestelmä, joka sopii kaiken kokoisille yrityksille ja tarjoaa hyvät mobiilikäyttöominaisuudet.

Keskeiset ominaisuudet: 

• Mobiilikäyttö: Työntekijät ja esihenkilöt voivat kirjata, tarkastella ja hyväksyä työtunteja mobiilisovelluksen tai selaimen kautta.
• Automaattinen TES-tulkinta: Järjestelmä huomioi työehtosopimusten mukaiset ylityöt, liukumat ja lomakertymät automaattisesti.
• Raportointityökalut: Helposti ymmärrettävät raportit tukevat esihenkilöitä ja johtoa työkuorman hallinnassa.
• Integraatiot: Toimii saumattomasti palkanlaskentajärjestelmien kanssa, mikä vähentää manuaalista työtä.

Sopii: Yrityksille, joissa joustavuus, liikkuva työ ja moderni työaikahallinta ovat keskeisiä vaatimuksia.

Yhteenveto

Oikea työajanseurantajärjestelmä tehostaa yrityksen toimintaa, säästää aikaa ja vähentää virheitä. Helppokäyttöisyys, mobiilikäyttö ja saumattomat integraatiot palkanlaskentaan ovat valinnan keskiössä. Lisäksi järjestelmä tuo läpinäkyvyyttä ja tukee päätöksentekoa selkeillä raporteilla. Parhaimmillaan se lisää henkilöstön tyytyväisyyttä ja varmistaa työaikalainsäädännön noudattamisen, mikä tukee yrityksen kasvua ja kilpailukykyä. Lue myös Palkkatalon blogikirjoitus, jossa kerromme miksi työajanseuranta kannattaa integroida palkkahallintoon!

Palkkatalo auttaa sopivimman työajanseurantajärjestelmän valitsemisessa

Me Palkkatalolla autamme löytämään yrityksesi tarpeisiin sopivimman työajanseurantajärjestelmän. Kartoitamme huolellisesti yrityksesi tarpeet ja laadimme tarpeiden pohjalta ehdotukset sopivista ohjelmistoista ja järjestämme tapaamiset ohjelmistotoimittajien kanssa.
Varaa maksuton tapaaminen, jossa saat lisää tietoa työajanseurannan ja palkanlaskennan tehostamisesta.