Palkkahallinnon ohjelmistot – miten löytää paras ratkaisu?

Palkkahallinto on yrityksen ydintoiminto, jonka sujuvuus vaikuttaa suoraan työntekijöiden tyytyväisyyteen ja yrityksen toiminnan lainmukaisuuteen. Yrityksen kasvaessa ja henkilöstömäärän lisääntyessä myös palkkahallinnon tarpeet muuttuvat. Palkanlaskennan käsittely vie enemmän aikaa, tietoturvavaatimukset kasvavat ja raportointitarpeet lisääntyvät, jolloin palkkahallinto-ohjelmiston hankkiminen voi olla ajankohtainen investointi.

Ohjelmistot, kuten Mepco, helpottavat prosessien hallintaa ja vähentävät virheitä, mutta oikean ratkaisun löytyminen vaatii perehtymistä aihealueeseen.
Tässä artikkelissa tarkastelemme ohjelmistojen hyötyjä ja pohdimme, milloin palkkahallinnon ulkoistaminen voi olla parempi vaihtoehto.

Mitä palkkahallinto-ohjelmistot mahdollistavat?

Palkkahallinto-ohjelmistot tuovat merkittävää tehokkuutta ja tarkkuutta yrityksen palkanlaskentaan. Ohjelmistojen avulla voidaan automatisoida monia työläitä prosesseja, kuten palkkalaskelmien luomisen, tulorekisteri-ilmoitusten tekemisen ja viranomaisilmoitusten lähettämisen. Prosessien automatisointi ei kuitenkaan tapahdu itsestään, vaan se vaatii syvällistä osaamista ohjelmiston toiminnasta ja asetusten määrittämisestä. Ohjelmistot mahdollistavat myös reaaliaikaisen tiedon seurannan ja raportoinnin, mikä helpottaa yrityksen johdon päätöksentekoa.

Mepco – Monipuolinen palkkahallinnon ohjelmisto

Mepco on yksi Suomen suosituimmista palkkahallinnon ohjelmistoista, ja se tarjoaa monipuoliset työkalut erityisesti keskisuurille ja suurille yrityksille.
Ohjelmisto yhdistää palkanlaskennan ja HR-toiminnot yhdeksi kokonaisuudeksi, mikä helpottaa tiedon hallintaa ja prosessien automatisointia.

Keskeisiä ominaisuuksia:

• TES-tulkinnat ja automatisoidut prosessit: Mepco tarjoaa työkalut, joiden avulla palkanlaskenta voidaan automatisoida työehtosopimusten mukaisesti.
• Monipuoliset raportointityökalut: Yrityksen johdolle tarjotaan selkeät raportit palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon tiedoista, mikä tukee strategista päätöksentekoa.
• Integrointi muihin järjestelmiin: Mepco voidaan yhdistää saumattomasti esimerkiksi kirjanpito- ja työajanseurantajärjestelmiin. Työajanseurannan ja palkanlaskennan integrointi vähentää manuaalisia työvaiheita, minimoi virheiden riskiä ja tekee palkkaprosessista tehokkaamman.

Mepco on hyvä ratkaisu yrityksille, joilla on monimutkaisia palkanlaskentatarpeita, kuten työehtosopimusten tulkintaa tai suuri määrä työntekijöitä.
Se soveltuu myös yrityksille, jotka tarvitsevat kattavat raportointityökalut ja integraatiot muihin järjestelmiin.

Mepcon lisäksi suosittuja palkkahallinnon ohjelmistoja ovat mm. Netvisor ja Fennoa. Edellä mainitut ohjelmistot sopivat yrityksille, jotka haluavat yhdistää palkanlaskennan ja taloushallinnon samaan järjestelmään, eikä palkanlaskentaohjelmistolle ole erityisvaatimuksia.
Valinta oikean ohjelmiston välillä riippuu yrityksen koosta, tarpeista ja resursseista.

Ohjelmistot tehostavat palkanmaksua, mutta niiden käyttöönottaminen vaatii resursseja ja asiantuntemusta.
Tästä syystä yritysten kannattaa punnita harkiten, että kanttaako ohjelmisto hankkia itse vai onko resurssitehokkaampaa hyödyntää ulkopuolista kumppania. Seuraavassa osiossa tarkastelemme mitä kannattaa huomioida palkkahallinon suunnittelussa.

Ohjelmiston valinta: Mikä sopii sinun yrityksellesi?

Palkkahallinnossa ei ole yhtä ratkaisua, joka sopii täydellisesti kaikille. Yrityksen tarpeet, kuten palkanlaskennan monimutkaisuus, resurssit ja skaalautuvuuden tarve, vaikuttavat siihen mikä on lopulta paras tapa järjestää palkkahallinto.

Seuraavat kysymykset voivat auttaa optimaalisen ratkaisun löytämisessä:

• Kuinka monimutkaisia palkkaratkaisuja yrityksesi tarvitsee?
  Jos yrityksessä on vain muutama työntekijä, yksinkertainen taloushallinto-ohjelmiston palkkaohjelma voi riittää.
• Suuremmille yrityksille, joilla on monimutkaisia työehtosopimuksia, lisiä tai erilaisia palkanlaskentaprosesseja voi tulla nopeasti tarpeeseen edistyksellisempi ohjelmisto.

Onko yrityksessä osaamista ohjelmiston käyttöönottoon ja hallintaan?

• Ohjelmistot vaativat osaamista käyttöönotossa ja jatkuvassa hallinnassa.
• Jos omat resurssit eivät riitä, niin palkkahallinnon ulkoistaminen voi olla kustannustehokkain ratkaisu

Kuinka tärkeää on skaalautuvuus ja integraatio muihin järjestelmiin?

• Kasvavat yritykset tarvitsevat ohjelmiston, joka skaalautuu liiketoiminnan mukana ja integroituu saumattomasti kirjanpito-, työaikaseuranta- ja HR-järjestelmiin.

Huomioi kustannukset ja resurssitarpeet

Ohjelmistojen hankinta vaatii huomattavia alkuinvestointeja sekä jatkuvia ylläpitokustannuksia. Kumppanin kautta hankittu ohjelmisto voi kuitenkin olla kustannustehokkaampi vaihtoehto, erityisesti silloin, kun yrityksellä ei ole tarvittavaa osaamista tai resursseja ohjelmiston hallintaan. Ohjelmistojen hallinta edellyttää myös henkilöstön koulutusta ja jatkuvaa ajan käyttöä, kun taas ulkoistaminen tarjoaa helpon ja huolettoman ratkaisun, joka vapauttaa yrityksen resursseja muihin tehtäviin.

Ulkoistaminen takaa myös tietoturvan ja lainmukaisuuden asiantuntijoiden toimesta, mikä voi olla haastavaa omatoimisesti hallinnoidussa ohjelmistossa. Lopulta yrityksen tarpeet ja resurssit määrittelevät sen, mikä on sopivin ratkaisu.

Anna asiantuntijan auttaa – Varaa maksuton palkkahallinnon konsultointi!

Ymmärrämme, että oikean palkkahallintoratkaisun löytäminen voi olla haastavaa. Siksi me Palkkatalolla haluamme auttaa sinua löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivan ratkaisun.
Tarjoamme maksuttoman tapaamisen, jossa kartoitamme yrityksesi tilanteen ja annamme suosituksia yrityksellesi sopivasta ratkaisusta.

Ulkoistamalla palkkahallinnon säästät merkittävästi aikaa ja resursseja, varmistaen että kaikki palkkaprosessit hoidetaan ammattitaidolla ja aikataulussa. Ulkoistus tarjoaa kattavan ja huolettoman palvelun, joka resursseja liiketoiminnan ydintoimintoihin ilman palkkapäivän stressiä.

Haluatko tietää, miten ulkoistaminen käytännössä toimii? Lue lisää blogistamme, jossa kerromme yksityiskohtaisemmin ulkoistamisen prosessista ja sen tuomista eduista.
Tai tutustu suoraan ulkoistettuun palkanlaskentaan ja saat lisää tietoa siitä, miten voimme auttaa yritystäsi.

Varaa maksuton tapaaminen, niin autamme löytämään parhaan ratkaisun yrityksellesi!