Palkanlaskenta on yksi yrityksen keskeisimmistä tehtävistä, mutta sen hallinnointi voi viedä runsaasti aikaa ja resursseja. Monille yrityksille palkanlaskennan ulkoistaminen on tehokas tapa vapauttaa aikaa ja varmistaa, että prosessi sujuu lakien ja määräysten mukaisesti.
Tässä artikkelissa käsittelemme, milloin ja miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa sekä miten ulkoistaminen käytännössä tapahtuu.
Milloin palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
Palkanlaskennan ulkoistaminen on usein hyvä ratkaisu, mutta erityisesti ulkoistamista kannattaa harkita seuraavissa tilanteissa:
- Resurssit ovat rajalliset: Palkanlaskenta vaatii osaamista ja tarkkuutta, ja sen ylläpito sisäisesti voi sitoa merkittäviä resursseja. Jos yrityksessä ei ole riittävästi henkilökuntaa tai osaamista, ulkoistaminen voi tuoda kaivattua helpotusta.
- Yrityksen kasvu: Kun yritys kasvaa ja henkilöstön määrä lisääntyy, myös palkanlaskennan vaatimukset kasvavat. Ulkoistamisella voidaan varmistaa, että palkat lasketaan oikein ja ajallaan, riippumatta yrityksen koosta tai työmäärästä.
- Halu keskittyä ydinliiketoimintaan: Yritykset, jotka haluavat keskittyä omaan liiketoimintaansa ja jättää palkkahallinnon ammattilaisten hoidettavaksi, hyötyvät ulkoistamisesta erityisesti. Palkkahallinnon ulkoistaminen vapauttaa aikaa ja resursseja liiketoiminnan kehittämiseen.
Miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
Palkanlaskennan ulkoistamisella on monia etuja yrityksen liiketoiminnan kannalta. Alla on tärkeimpiä syitä, miksi ulkoistaminen kannattaa:
- Aika ja resurssit säästyvät: Palkanlaskenta vaatii huolellista työtä, ja sisäisesti hoidettuna se voi viedä valtavasti aikaa. Ulkoistaminen vapauttaa aikaa, jolloin yrityksen työntekijät voivat keskittyä ydinliiketoimintaan.
- Varmuus ja virheettömyys: Ulkoistaminen vähentää virheiden riskiä. Asiantunteva palveluntarjoaja tuntee palkanlaskentaa ohjaavat lait ja säädökset, mikä auttaa välttämään tiedon tai taitojen puutteesta aiheutuvia virheitä.
- Lainmukaisuus ja ajantasaisuus: Palkanlaskentaa säätelevät lait ja työehtosopimukset muuttuvat jatkuvasti. Ulkoistamalla voit olla varma, että palkat lasketaan aina ajantasaisen lainsäädännön mukaisesti.
- Riskien hallinta: Ulkoistamalla yritys voi pienentää riskejä, jotka liittyvät esimerkiksi avainhenkilön poissaoloihin tai työprosessien häiriöihin. Ulkoistettu kumppani varmistaa myös jatkuvuuden ja sijaisuusjärjestelyt.
- Kustannustehokkuus: Usein ulkoistettu palkanlaskenta on edullisempi vaihtoehto kuin sisäisen henkilöstön palkkaaminen. Lisäksi ulkoistaminen voi vähentää IT- ja ohjelmistoinvestointien tarvetta.
Miten palkanlaskennan ulkoistaminen tapahtuu?
Palkanlaskennan ulkoistaminen on sujuva prosessi, kun se hoidetaan oikean kumppanin kanssa. Seuraavassa on vaiheittainen kuvaus siitä, miten palkanlaskennan ulkoistaminen tavanomaisesti tapahtuu:
- Tarpeiden kartoitus: Ensimmäisessä vaiheessa yrityksen palkkahallinnon nykyiset käytännöt kartoitetaan. Tämä auttaa selvittämään, mitä muutoksia tarvitaan ja kuinka ulkoistaminen voidaan toteuttaa sujuvasti.
- Toimintamallien ja aikataulujen määrittely: Määritellään selkeät toimintamallit, aikataulut ja vastuut, jotta ulkoistettu palkanlaskenta toimii saumattomasti yrityksen tarpeiden mukaisesti.
- Järjestelmien käyttöönotto: Käytetään moderneja palkanlaskentajärjestelmiä, jotka automatisoivat monia prosessin osia, kuten tuntitietojen kirjaamisen ja palkanlaskennan laskentaperusteiden soveltamisen.
- Palkanlaskennan toteutus: Ulkoistettu kumppani hoitaa palkanlaskennan työehtosopimusten ja lakien mukaisesti, ja yrityksen tehtäväksi jää hyväksyä palkkalaskelmat ennen maksua.
- Viranomaisraportointi ja dokumentointi: Ulkoistettu palveluntarjoaja hoitaa palkkalaskelmat työntekijöille, kirjanpitoon liittyvät tiedot ja tarvittavat viranomaisilmoitukset, mikä vähentää yrityksen sisäistä työtaakkaa ja varmistaa lakisääteisten velvollisuuksien täyttymisen.
Ulkoistamisen hyödyt liiketoiminnalle
Palkanlaskennan ulkoistaminen tuo mukanaan monia liiketoiminnallisia etuja. Yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ilman, että sen tarvitsee huolehtia palkkahallinnon monimutkaisista vaatimuksista. Lisäksi ulkoistaminen tarjoaa varmuutta ja turvaa, kun yritys voi luottaa siihen, että palkat hoituvat ajallaan ja oikein. Tämä parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä ja vähentää palkanlaskentaan liittyvää stressiä.
Ulkoistamisen kautta yritys voi myös säästää kustannuksissa, sillä palkkajärjestelmän ylläpito ja tarvittavat koulutukset eivät enää rasita yritystä. Samalla riski virheistä ja laiminlyönneistä pienenee, kun asiantunteva kumppani hoitaa palkanlaskennan kaikki vaiheet.
Yhteenveto
Palkanlaskennan ulkoistaminen on järkevä ja kustannustehokas ratkaisu yrityksille, jotka haluavat varmistaa palkkahallinnon sujuvuuden ja säästää aikaa sekä resursseja. Ulkoistaminen auttaa myös pienentämään palkanlaskentaan liittyviä riskejä ja varmistaa, että prosessi pysyy lakien ja määräysten mukaisena.
Jos harkitset palkanlaskennan ulkoistamista, on hyvä ottaa yhteyttä asiantuntevaan kumppaniin, kuten Palkkataloon, joka voi suunnitella ja toteuttaa palkanlaskennan ulkoistuksen yrityksesi tarpeiden mukaan.
Lataa PK-yrittäjän maksuton opas palkanlaskennan ulkoistamiseen!
Työajanseurantajärjestelmät vertailussa – miten valita paras ratkaisu?
Työajanseuranta on monelle yritykselle arjen perusta. Sen avulla varmistetaan, että työtunnit kirjautuvat oikein, työntekijät saavat oikeat palkat ja lainsäädäntöä noudatetaan. Kun yritys päättää hankkia työajanseurantajärjestelmän, päätöksen tekeminen voi kuitenkin tuntua…
Lue lisääMiksi työajanseuranta kannattaa integroida palkkahallintoon?
Tuntikirjausjärjestelmät ovat tehokkaita työkaluja palkkahallinnon tehostamiseen ja ylimääräisen manuaalisen työn automatisointiin. Tuntikirjausjärjestelmän integrointi palkkahallintoon tulee usein ajankohtaiseksi henkilöstömäärän kasvaessa. Mitä useampia työntekijöitä yrityksessä on, sitä monimutkaisempaa työaikojen hallinnasta tulee, ja…
Lue lisääPalkkahallinnon ohjelmistot – miten löytää paras ratkaisu?
Palkkahallinto on yrityksen ydintoiminto, jonka sujuvuus vaikuttaa suoraan työntekijöiden tyytyväisyyteen ja yrityksen toiminnan lainmukaisuuteen. Yrityksen kasvaessa ja henkilöstömäärän lisääntyessä myös palkkahallinnon tarpeet muuttuvat. Palkanlaskennan käsittely vie enemmän aikaa, tietoturvavaatimukset kasvavat…
Lue lisääPalkanlaskennan ulkoistaminen – Milloin ja miksi se kannattaa?
Palkanlaskenta on yksi yrityksen keskeisimmistä tehtävistä, mutta sen hallinnointi voi viedä runsaasti aikaa ja resursseja. Monille yrityksille palkanlaskennan ulkoistaminen on tehokas tapa vapauttaa aikaa ja varmistaa, että prosessi sujuu lakien…
Lue lisääMikä palkanlaskennassa maksaa ja miksi siitä kannattaa maksaa?
Miksi maksaa palkanlaskennasta, kun homman voisi hoitaa itsekin excelillä tai netin palkanmaksuohjelmalla? Tähän kysymykseen törmäämme usein, ja vastaus on helppo. Palkanlaskenta on paljon muutakin, kuin tekninen suoritus. Asiantuntemusta ja…
Lue lisääPalkkatalo Oy on hyväksytty Taloushallintoliiton auktorisoiduksi jäsenyritykseksi
Mahtavia uutisia: Palkkatalo Oy on hyväksytty Taloushallintoliiton auktorisoiduksi jäsenyritykseksi! Auktorisointi takaa, että talous- ja palkkahallinnon asioista huolehtii luotettava ammattilainen. Auktorisoidun toimiston palvelut tuovat turvaa yrittäjälle, sillä auktorisointi edellyttää, että toiminta…
Lue lisääMiten työsuhde päätetään? Nappaa tästä vinkit työsuhteen päättämissopimuksen tekemiseen
Työnantaja ja työntekijä voivat päättää työsuhteen sulassa sovussa ilman raskasta prosessia, kunhan asioista aidosti neuvotellaan. Työelämässä voi tulla vastaan asioita, jolloin edessä voi olla työsuhteen päättäminen. Perinteinen irtisanomisprosessi voi olla…
Lue lisääVuosiloman kertyminen: Ovatko lomasaldonne ajan tasalla?
Epäselvät lomakäytännöt voivat aiheuttaa ylimääräistä stressiä työpaikoilla. Oletko koskaan kuullut tarinoita lomasaldoista, jotka ovat jopa useamman vuoden vuosiloman mittaisia? Valitettavasti nämä tarinat ovat joissain organisaatioissa tosia. Jos loma-aikojen seuranta ja…
Lue lisääEikö palkanlaskijoita löydy? 3 vinkkiä, miten ratkaiset ongelman
Palkanlaskenta on usein sen verran monimutkaista ja aikaa vievää, että tilitoimiston kannattaa miettiä tarkkaan, kannattaako sitä tehdä itse. Työehtosopimuksiin tuli – jälleen – uusia ehtoja, jotka pitää päivittää ison asiakasyrityksen…
Lue lisääTyöntekijän palkitseminen on taitolaji, joka voidaan tehdä ilman turhaa jälkipuintia
Työntekijät ovat bonuksensa ansainneet. Niitä ei voi kuitenkaan antaa ihan vain millä perusteella vain. Kun työt ovat sujuneet hyvin ja tulosta on tullut, työntekijä kannattaa palkita. Mikäpä on sen mukavampaa…
Lue lisää